5 dôvodov, prečo strácate čas, ak nepoužívate skener dokumentov vo svojom telefóne

Skenovanie dokumentov som považoval za niečo, čo vyžaduje objemný kancelársky prístroj, až do nedávnej doby, ako by som si rád priznal. Ukazuje sa však, že nie som sám, a napriek tomu, že väčšina z nás používa svoje telefóny na bankovníctvo, nakupovanie, komunikáciu a dokonca aj na zdravie, mnohí z nás si nevšimnú, že naše telefóny majú zabudovaný jeden z najpraktickejších nástrojov produktivity.

Či už používate vstavanú funkciu ako skener v Apple Notes alebo Google Drive, alebo samostatnú aplikáciu ako CamScanner, PhotoScan alebo Adobe Scan, nosíte so sebou prenosný skener kamkoľvek idete. Navyše, ak ho nepoužívate, pravdepodobne zbytočne strácate čas hľadaním dokumentov, prepísavaním informácií, zbytočnými cestami k tlačiarňam alebo uchovávaním vecí, ktoré nepotrebujete.

Choďte bez papierov a znížte neporiadok

Premení fyzické papiere na čisté, usporiadané digitálne súbory

Dokumenty sa doma aj v práci rýchlo hromadia. Môže ísť napríklad o účtenky, účty za energie, podpísané dohody, školské formuláre, lekárske dokumenty a podobne. Namiesto toho, aby ste ich nahádzali do zásuviek (a okamžite zabudli, kde sú), ich môžete zoskenovať za pár sekúnd a bezpečne uložiť do cloudu.

Väčšina skenerových aplikácií automaticky orezáva okraje, zlepšuje osvetlenie a prevádza dokumenty do ostrých PDF súborov, ktoré sa ľahko posielajú. Sú tiež okamžite vyhľadateľné, ľahko kategorizovateľné a prístupné na diaľku. Potrebujete tú poistnú formulár, kým ste na služobnej ceste? Žiadny problém!

Skenujte kdekoľvek, kedykoľvek

Váš telefón nahrádza objemné kancelárske zariadenia

Nie je potrebné pripájať notebooky a kombinované tlačiarne a skenery alebo navštíviť obchod s kancelárskymi potrebami, aby ste mohli skenovať dôležité dokumenty. Váš telefón funguje kdekoľvek, či už v kaviarni, na obchodnej schôdzke, v škole alebo na cestách.

Potrebujete podpísať a vrátiť zmluvu? Naskenujte ju. Podávate dokumenty pre prácu? Naskenujte ich. Posielate identifikačné doklady na overenie? Naskenujte ich. To, čo kedysi vyžadovalo ďalšiu cestu, teraz trvá menej ako minútu. Táto pohodlnosť šetrí značný čas, zvlášť v rušných týždňoch alebo pri práci mimo bežných pracovných hodín.

Rýchlo zdieľajte dôležité dokumenty

Posielajte inteligentné, prehľadné PDF za pár sekúnd

Nestačí len si odfotiť dôležité dokumenty. Tie musia vyzerať upravene a profesionálne, keď sa ukladajú do záznamov. Aplikácie na skenovanie však vytvárajú čisté, vyrovnané PDF súbory, ktoré je ľahké poslať e-mailom alebo nahrať.

Namiesto toho, aby ste niečo v práci naskenovali a poslali si to e-mailom, môžete to naskenovať, podpísať a odoslať priamo z telefónu. Mnohé aplikácie sa tiež integrujú s cloudovými službami, čo umožňuje okamžité nahrávanie do zdieľaných priečinkov.

Pamätám si, že som bol na dovolenke v Goa a musel som podpísať a odoslať pracovnú zmluvu, ktorá mala desiatky strán. Dokončil som ju a odovzdal, zatiaľ čo som sedel na pláži. Možnosť vytvoriť a okamžite odoslať správny dokument šetrí čas a znižuje komplikácie, čo vám umožňuje sústrediť sa na dôležité veci.

Preveďte obrázky na upravovateľný text

Neprepisujte obsah, jednoducho ho naskenujte a skopírujte

Často prehliadanou funkciou moderných aplikácií na skenovanie je optické rozpoznávanie znakov, alebo OCR. Táto technológia extrahuje text z tlačených dokumentov a premieňa ho na editovateľný, vyhľadávateľný obsah.

OCR vám umožňuje skenovať poznámky zo stretnutí, stránky kníh, tlačené listy alebo faktúry a okamžite skopírovať text do e-mailu alebo dokumentu. Toto môže byť skutočná zmena pravidiel hry, pretože nemusíte ručne prepísať odseky z papiera. Ak ste študent, profesionál alebo majiteľ malej firmy, môže vám to potenciálne ušetriť hodiny únavnej práce počas týždňa.

Digitalizujte staré fotografie a umelecké diela

Zachovajte minulé spomienky skôr, než vyblednú

Tento posledný benefit je mojím obľúbeným využitím mobilného skenera. Rád používam špeciálnu aplikáciu na skenovanie fotografií na uchovanie starých fotografií, detských kresieb, certifikátov a sentimentálnych pamiatok. Tie staré fotografie, ktoré si vaši starí rodičia uchovávali v zakladači? Odfoťte svoje obľúbené, zlepšite ich jasnosť a zabezpečte ich pre budúce generácie. Tie trápne polaroidové obrázky zo spoločenských akcií spred 20 rokov? Uložte ich pre budúcnosť a zničte originály!

Nielenže to uľahčuje zdieľanie spomienok s rodinou a priateľmi, ale zároveň to chráni spomienky pred poškodením vodou, stratou alebo znehodnotením. To isté platí aj pre umelecké diela: skenovanie vytvára trvalý, vysoko kvalitný digitálny archív. Je to tiež jednoduchý spôsob, ako vytvoriť vysoko kvalitné digitálne výtlačky, pričom originálne kópie zostávajú bezpečne uložené.

Používanie skenera vo vašom telefóne na každodenné úlohy šetrí čas počas dlhšieho obdobia

Ak váš telefón už nahrádza váš kalendár, fotoaparát, GPS a dokonca aj peňaženku, dáva zmysel nechať ho nahradiť aj váš skener. Aplikácia na skenovanie dokumentov odstraňuje neporiadok, znižuje počet ciest, zrýchľuje komunikáciu a dokonca pomáha zachovať osobné spomienky. Nejde len o pohodlie; ide o získanie malých množstiev času, ktoré sa rýchlo nazbierajú.

Odvtedy, čo som začal používať vstavaný skener dokumentov na svojom telefóne a samostatnú aplikáciu na skenovanie fotografií, som sa stal organizovanejším, moja fyzická archivácia dokumentov sa znížila takmer na nulu a mám oveľa lepší prehľad o veciach, ktoré sú dôležité, či už ide o účty za energie, doklady o tovare, finančné dokumenty alebo sentimentálne spomienky.