Neuvedomoval som si, koľko času som premrhal na týchto 6 ‚produktívnych‘ aplikáciách
Aplikácie na produktivitu sú skvelé. Pomáhajú vám zostať na správnej ceste, riadiť úlohy a vysporiadať sa s ohromujúcim prúdom informácií, ktoré vám život môže priniesť. Treba však povedať, že sa stávajú čoraz zložitejšími, čo znamená, že občas môže samotná práca s týmito aplikáciami zbytočne strácať čas.
Kedysi som si myslel, že mať samostatné aplikácie pre každú funkciu je cesta k maximálnej efektivite. Namiesto toho som platil poznávaciu daň, ktorá takmer znemožňovala sústrediť sa na hlbokú prácu. Rovnako ako väčšina AI nástrojov je plytvaním peňazí, ale niektoré sú nevyhnutné. Nie všetky nástroje na produktivitu vám nutne šetria čas.
Notion
Keď začalo organizovanie práce pôsobiť ako samotná práca
Notion je zrejme najväčším vinníkom tu. Propagovaný ako „všetko v jednom pracovnom priestore“, sa v skutočnosti ukázal byť výrobcom rozptýlení všetkého druhu. V určitom okamihu som sa snažil viesť celý svoj život v Notione a zostať organizovaný. Začalo to skvele—kým som si neuvedomil, že trávim hodiny vytváraním dashboardov a databáz namiesto toho, aby som ich skutočne používal. Áno, Notion má množstvo funkcií, ale nie sú to presne tie, ktoré by som používal každý deň. Naopak, mnoho funkcií, na ktoré som bol zvyknutý počas rokov používania niekoľkých špecializovaných sledovacích programov, v Notione chýbali.
Toto je jeden z hlavných dôvodov, prečo mi Notion nevyhovoval, ale Excel áno. Nakoniec som používal Notion len na jednu vec: ukladané dáta. Moje stránky v Notion sú teraz v podstate veľké zoznamy s odrážkami informácií, ku ktorým by som sa potreboval neskôr vrátiť. Napriek tomu sa zdá, že niektorí ľudia majú väčšie šťastie budovaním celého svojho pracovného postupu v Notion — aspoň na istý čas — aj keď táto skúsenosť nemusí vždy starnúť tak, ako sa očakávalo.
Notion vám umožňuje vytvárať databázy v rámci databáz, vytvárať vzťahy medzi desiatkami prepojených vlastností a nekonečne prispôsobovať šablóny. Táto flexibilita však prichádza za cenu nežiadúcej zložitosti. Navyše pomalý výkon platformy môže problém ešte zhoršiť.
Obsidián
Silné odkazy, nekonečné úpravy a klesajúce výnosy
Obsidian sľuboval, že bude mojím druhým mozgom, a naozaj to splnil—len za cenu toho, že sa stal sám osebe obsesiou. Krivka učenia nie je mýtus. Ovládnutie Obsidianu vyžaduje pochopenie syntaxe Markdown, konvencií spätnej väzby, vnorených priečinkov, YAML frontmatter a doplnkov komunity. To všetko nie je samo osebe ťažké, ale strávite viac času zisťovaním vecí a hľadaním informácií než samotným používaním nástroja. Aspoň na začiatku.
Niektoré pluginy môžu z vášho Obsidian trezoru urobiť vizuálne majstrovské dielo, ale keď skončíte s tvorbou trezoru, už strávite hodiny učením sa Obsidianu. Mobilná aplikácia môže byť tiež pomalá a náročná na zdroje, čo vás núti používať samostatné nástroje na zachytávanie, ako sú hlasové záznamníky a iné aplikácie na poznámky, len aby ste to všetko neskôr spojili. To je skôr druhá práca než druhý mozog.
Todoist
Keď sa odškrtávanie úloh stane ďalšou povinnosťou
Zjednodušený systém termínov v Todoiste vás núti priradiť ľubovoľné dátumy len na organizovanie úloh, a potom skončíte s ohromujúcim zoznamom úloh, ktoré majú termín, no v skutočnosti nie sú aktuálne. Čím viac úloh nazbierate, tým väčšia je psychologická záťaž. Je to veľmi podobné ako Sisyfos večne tlačiaci balvan do kopca.
Väčšina, ak nie všetky, aplikácie na zoznam úloh majú rovnakú základnú chybu: nikdy nezabúdajú. Na rozdiel od papierového zoznamu, kde fyzicky zahodíte dokončené úlohy, aplikácie na zoznam úloh uchovávajú každý jednotlivý záznam, ktorý ste kedy zadali. To vytvára určitý problém s „dĺhom úloh“, ktorý sa môže rýchlo zhoršiť.
Keď nestihnete svoj cieľový dátum pre úlohu, čo sa nevyhnutne stane, tieto aplikácie zvyčajne presunú úlohu do zoznamu na aktuálny deň. Ale ak máte viac ako 50 položiek, ktoré všetky majú termín v ten istý deň, systém sa zrúti. Prestávate dôverovať aplikácii, prestávate ju kontrolovať a nakoniec prestávate ju používať. Hromadenie príliš veľa úloh vás paralyzuje kvôli nahromadeným povinnostiam, čo vedie k tomu, že aplikáciu opustíte a začnete odznova. A tie úlohy medzitým? Nikdy sa nedokončia.
Slack
Byť „dostupný“ nie je to isté ako byť produktívny
Slack je najťažšie ignorovať medzi aplikáciami na tomto zozname, pretože je základom komunikácie v mnohých profesionálnych prostrediach. Avšak rýchlo sa mení na zariadenie na prepínanie kontextov skôr než na aplikáciu na posielanie správ.
Očakávanie okamžitej odpovede je súčasťou DNA Slacku. Ani vypnutie oznámení problém nevyrieši, pretože vedomie, že sú neprečítané správy, vytvára kognitívnu záťaž. Nakoniec sa mentálne prepínaš medzi úlohami, aj keď fyzicky na správy neodpovedáš.
Asana
Viac viditeľnosti, viac režijných nákladov, menej hybnosti
Nástroje na riadenie podnikových projektov, ako je Asana, majú rovnaký problém ako Notion. Sľubujú centralizáciu koordinácie projektov, ale ich implementácia vyžaduje rozsiahlu konfiguráciu, kým sa stanú užitočnými.
Asana vyžaduje značný čas na počiatočné nastavenie. Jej možnosti prispôsobenia znejú skvele, až kým si neuvedomíte, že tráviť týždne konfiguráciou nástroja namiesto realizácie projektov. Existuje aj skrytá cena spojená s rozsiahlou integráciou.
Väčšina organizácií nakoniec skončí s fragmentovanou technologickou zostavou, ktorá zahŕňa programy ako Asana, Slack a Google Workspace, medzi inými, čo mnohonásobne zvyšuje príležitosti na prepínanie kontextov. To následne ešte viac rozdeľuje vašu pozornosť. Systém úloh Asana tiež zdedí rovnaké psychologické bremeno termínov, ktoré na vás kladú aplikácie zoznamov úloh.
Kalendár Google
Každá minúta sa počíta, no menej času sa skutočne využije dobre
Google Kalendár sa zdá byť nevinný, ale umožňuje najhoršie prehnané prejavy kultúry stretnutí. Prekážky pri plánovaní stretnutia sú takmer nulové a existujú aj geniálne skratky v Google Kalendári, ktoré to robia ešte rýchlejším. Niekto pošle pozvánku do kalendára a zrazu je váš deň rozbitý na kúsky.
Prihláste sa na odber newslettera a získajte lepší prehľad o produktivite aplikácií
Prihláste sa na odber newslettera a získajte lepší prehľad o produktivite aplikácií
Tým, že sa prihlásite na odber, súhlasíte s prijímaním newslettera a marketingových e-mailov a akceptujete Podmienky používania a Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Valnet. Odber môžete kedykoľvek zrušiť.
Toto sú tiež dôležité upozornenia. Nechceli by ste premeškať stretnutie len preto, že vaše upozornenia boli stlmené. Takže ak máte otvorený svoj Google Kalendár v prehliadači, sledovanie všetkých stretnutí rozložených po týždni alebo mesiaci môže byť veľmi vyčerpávajúce. Navyše, ak sa snažíte skutočne organizovať alebo usporiadať svoj čas medzi jednotlivými stretnutiami, bude treba často prepínať medzi klávesnicou a myšou. Toto je jeden z dôvodov, prečo som prešiel na textový kalendár, ktorý je prekvapivo efektívny.
To, čo sa zdá byť produktívne, nemusí vždy byť produktívne
Tak prečo si stále sťahujeme tieto stratáty času? Odpoveď je celkom jednoduchá. Tieto aplikácie a spôsob, akým fungujú, nás nútia cítiť sa produktívnejšie, aj keď odoberajú vnútornú motiváciu a nepomáhajú nám skutočne nič urobiť.
Neviem spočítať, koľkokrát som ospravedlňoval sledovanie 30-minútového tutoriálu o nastavovaní Notion ako výskum, keď som namiesto toho mal pracovať. To je tá pasca: diera optimalizácie nikdy nekončí.
Riešenie nespočíva v opustení technológií, ale v brutálne selektívnom prístupe a udržiavaní svojho technologického vybavenia jednoduchého. Produktivita nie je o tom mať dokonalý systém - je o tom mať jednoduchý systém, ktorý skutočne používate. Nejde o to, že by tieto aplikácie boli zásadne zlé. V skutočnosti sú v profesionálnom prostredí takmer nevyhnutné. Problém je len v tom, že veľa ich funkcií a možností prispôsobenia sú jednoducho rozptýlenia skryté za nálepkou riešení.