Premenil som svoj telefón na dokumentový skener a je to lepšie ako bezplatné aplikácie

Ešte nežijeme úplne bezpapierový svet. A telefóny sú teraz mini-kancelárie. Stále je veľa papiera, s ktorým treba pracovať, preto je v obchodoch s aplikáciami pre Android aj iOS toľko vynikajúcich aplikácií na skenovanie dokumentov. Kedysi som sa spoliehal na aplikácie tretích strán na skenovanie, najmä Microsoft Lens na mojom iPhone, pretože som predpokladal, že skenovanie v iOS je základné.

Rovnako ako všetko ostatné, aj skenovanie dokumentov je zvyk. Uvedomil som si, že zabudovaný skener dokumentov v iOS nie je len funkcionalitou. Je to kompletný pracovný tok. Je zabudovaný do jednej z najdôležitejších aplikácií, ktoré používam na iPhone, a moje skeny sa môžu plynule presúvať z jedného zariadenia na druhé.

Natívny skener dokumentov iPhonu je dokonale prepojený

Skenovanie dokumentov je zabudované v aplikáciách, ktoré už používam

iPhone obsahuje natívne skenovanie dokumentov v bežných aplikáciách ako Poznámky a Súbory, s automatickou detekciou okrajov a korekciou perspektívy. Ak používate Apple Poznámky, môžete dokument naskenovať za pár sekúnd, vložiť ho a anotovať svoje skeny bez inštalácie alebo nastavovania čohokoľvek nového. Môžete písať alebo používať hlas na pridanie svojich myšlienok k skenom pre väčší kontext. Ak ide o vyplniteľný formulár, klepnite na tlačidlo Označiť, aby ste pridali text alebo podpis. Môžete vložiť uložený podpis alebo vytvoriť nový.

Najprv som si tento okamžitý prístup nevšimol, pretože skenovanie dokumentov Apple nevyčnieva ako iné funkcie. Je to jedna z tých skrytých funkcií Apple Notes, ktorú môžete využiť na obohatenie svojich schopností pri písaní poznámok.

Tá istá praktickosť funguje aj pri skenovaní dokumentov v aplikácii Súbory. Jedno z mojich obľúbených využití je vytváranie znalostnej databázy v konkrétnej zložke zo článkov z novín. Predtým, než ich pošlem na recykláciu, dávam si záležať na tom, aby som si dôležité články uložil ako skeny do zložky cez dokumentový skener v aplikácii Súbory. Dokumentový skener tiež obsahuje integrované OCR, ak chcete extrahovať text a uložiť ho do poznámky alebo ho vložiť inde.

Skeny iPhonu vyzerajú lepšie ako väčšina bezplatných skenovacích aplikácií

Appleov kamerový proces robí pre vás ťažkú prácu

iPhone automaticky pri skenovaní dokumentov aplikuje inteligentnú korekciu farieb, ostrenie a úpravy kontrastu. V praxi to znamená, že stránky s veľkým množstvom textu sú jasné a čitateľné bez manuálneho dolaďovania alebo hrania sa s pár dostupnými filtrami.

Používam aj Microsoft Lens, aj dokumentový skener od Apple. Podľa mojich skúseností je detekcia okrajov u toho druhého lepšia. Tiež Automatický režim robí skenovanie viacstranových dokumentov veľmi jednoduchým. Nemusím sa obávať nesprávne zarovnaných okrajov, pretože skener ich ľahko opraví.

Automatický režim je rýchly a je predvolený (čo môže byť otravné). Ak chcete vypnúť automatický režim v skeneri dokumentov Apple (aplikácie Poznámky alebo Súbory), klepnite na tlačidlo Automaticky na spodnej časti obrazovky skenovania, aby ste ho prepli na Ručne. Teraz stlačte spúšť, aby ste vykonali premyslenejšie skeny.

Rozhranie dokumentového skenera je tiež minimalizované v porovnaní s bezplatnými aplikáciami na skenovanie, ktoré vás zaplavujú príliš mnohými filtrami a posúvačmi. Prístup spoločnosti Apple sa skôr prikláňa k spoľahlivým predvoleným nastaveniam než k nekonečnému prispôsobovaniu.

Skúste skenovať čiastočne vyblednuté účtenky a mierne pokrčené papiere. Neural Engine fotoaparátu iPhonu dôsledne produkuje čistejšie výsledky než aplikácie, na ktoré som spoľahl roky. Ten istý Neural Engine využíva segmentáciu dokumentov a technológiu optického rozpoznávania znakov na skenovanie a extrahovanie textu z každého papiera, ktorý položíte pod objektív.

OCR a vyhľadávanie premieňajú skeny na trvalé archívy

Skenované dokumenty už len tak nesedia na mieste

Skenované dokumenty v Poznámkach sú vďaka zabudovanému optickému rozpoznávaniu znakov (OCR) automaticky vyhľadávateľné. Staré skeny môžete uložiť a nájsť jednoducho tak, že vyhľadáte slovo v ich obsahu.

Prestala som vnímať skeny ako statické obrázky alebo PDF a začala som ich používať ako vyhľadateľné poznámky. Pridanie vlastných poznámok alebo použitie nástrojov Markup premenilo naskenované dokumenty na cennejšiu archívnu zbierku. Nájsť neskôr správny kúsok informácie v naskenovanom novinovom článku pomocou jediného kľúčového slova bolo ako niečo, čo by som normálne očakávala od plateného produktívneho programu.

Možnosť Skenovať text je naozaj rýchla. Stačí nasmerovať telefón na akýkoľvek blok textu a iOS ho okamžite zachytí a vloží do poznámky.

PDF súbory, zdieľanie a synchronizácia s iCloud fungujú bez problémov

Skenované dokumenty prirodzene zapadajú do vášho pracovného postupu s Apple

Po naskenovaní je možné dokumenty uložiť ako PDF alebo Markdown, zdieľať ich okamžite alebo synchronizovať medzi zariadeniami Apple cez iCloud. Vaša produktivita pri skenovaní dokumentov sa výrazne zvýši, keď prepojíte iPhone s iným zariadením Apple. Vďaka funkcii Kontinuitná kamera môžete svoje skeny priamo importovať do Macu alebo iPadu. Uistite sa, že obe zariadenia sú prihlásené do rovnakého Apple ID a majú zapnuté Wi-Fi a Bluetooth.

Tento pracovný tok môže pôsobiť neviditeľne, ak pracujete s veľkým množstvom dokumentov. Skeny už nie sú uväznené v aplikácii tretej strany. Odosielanie podpísaného dokumentu priamo z Poznámok do Mailu bez konvertovania alebo exportovania čohokoľvek je jednoduché. Môžete tiež Spolupracovať prostredníctvom možností zdieľania.

Súkromie je skrytá výhoda, ktorú bezplatné aplikácie nemôžu ponúknuť

Vaše dokumenty zostávajú na vašom telefóne, nie na serveri niekoho iného

Keď náhodnému vývojárovi umožníme prístup k našej kamere a knižnici fotografií, často tým zbytočne ohrozujeme bezpečnosť. Trh aplikácií tretích strán je minovým poľom problémov s ochranou súkromia. Apple spracováva skenované dokumenty priamo v zariadení (a predvolene ich synchronizuje s iCloud). Nemusíte nahrávať súbory na servery tretích strán. Vy máte kontrolu nad synchronizáciou a môžete ju vypnúť v Nastavenia > iCloud.

To samo o sebe odstráni veľa pochybností, ak pracujete s dôvernými pracovnými skenmi alebo osobnými dokumentmi, ako sú občianske preukazy, formuláre a zmluvy, ktoré nechcete, aby tretia strana sledovala.

Bezplatné skenerové aplikácie teraz pôsobia ako zbytočné prekážky

Neprehrával som si aplikácie tretích strán hneď, ale postupom času som si všimol, že som ich jednoducho prestal otvárať. Skener na iPhone zvládal každú bežnú úlohu, ktorú som mu zadal. Jediný čas, keď stále siaham po aplikácii tretích strán, je pri veľmi špecifických úlohách, ako je čisté digitalizovanie starých fotografií, nie pri každodennom skenovaní dokumentov.

Ako rýchly experiment naskenujte svoj ďalší účet, bloček alebo vytlačenú stránku pomocou aplikácie Poznámky a zistite, či vám vôbec bude chýbať vaša ostatná aplikácia na skenovanie. Po niekoľkých týždňoch používania môže tretia aplikácia úplne zmiznúť z vášho pracovného postupu.