Prečo sú súbory Excel také veľké a 5 riešení, ktoré znížili môj súbor z 50 MB na 2 MB

Myslel som si, že Excel súbor s veľkosťou 50 MB znamená, že mám veľa dát. Mýlil som sa. V skutočnosti to znamenalo, že môj zošit bol zaneprázdnený neporiadkom skrytých vyrovnávacích pamätí a duchovných dát. Podarilo sa mi uvoľniť miesto a zrýchliť prácu tak, že som tento súbor zmenšil na 2 MB. Takto som to spravil.

Využitie binárneho tajomstva naplno

Najrýchlejší spôsob, ako zmenšiť veľkosť pracovného zošita, je zmena spôsobu, akým Excel ukladá údaje. Excel štandardne používa formát XLSX, ktorý je v podstate súborom XML súborov. Prechod na XLSB (Excel Binary Workbook) kóduje údaje do kompaktnejšieho, strojovo čitateľného formátu.

Ak to chcete urobiť, prejdite na Súbor > Uložiť ako, vyberte „Excel Binary Workbook“ zo zoznamu typov súborov a kliknite na „Uložiť.“

Toto je môj prvý krok pre akýkoľvek osobný zošit na „náročné úlohy“ — najmä tie nad 50 MB — kde som zaznamenal výrazné zníženie veľkosti. Môže však spôsobiť problémy s niektorými aplikáciami tretích strán alebo Power Query, takže je najvhodnejšie na interné použitie, kde je kľúčový výkon a nie je potrebná pokročilá externá funkčnosť.

Znižovanie používaného rozsahu „ducha“

Excel si pamätá každú bunku, ktorú ste kedy použili. Ak ste raz omylom zadali medzeru alebo použili rámček na riadok 1 048 576, Excel to teraz považuje za hranicu vášho hárku, čo výrazne zväčšuje veľkosť súboru.

Ak chcete nájsť hranicu svojho duchovného rozsahu, stlačte Ctrl+End. Ak sa dostanete do bunky tisíce riadkov pod vašimi skutočnými dátami, vaša mriežka je nafúknutá. Na opravu vyberte každý prázdny riadok pod vašimi dátami kliknutím na hlavičku prvého prázdneho riadku a stlačením Ctrl+Shift+Down.

Potom kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z hlavičiek riadkov a vyberte „Odstrániť.“

Opakujte toto pre všetky prázdne stĺpce napravo, potom súbor okamžite uložte—aj keď je zapnuté AutoUloženie—aby Excel uvoľnil pamäť.

Odstránenie duplikovaných údajov v kontingenčnej tabuľke

V predvolenom nastavení, keď vytvoríte kontingenčnú tabuľku, Excel uloží skrytú kópiu vášho zdrojového údaja - nazývanú Pivot Cache - do súboru. To zabezpečí, že tabuľka funguje aj v prípade, že je zdroj odpojený, ale efektívne to zdvojnásobuje veľkosť súboru.

Ak chcete toto zastaviť, najskôr kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné miesto vo vašej kontingenčnej tabuľke a vyberte „Možnosti kontingenčnej tabuľky.“

Potom na karte Údaje zrušte začiarknutie možnosti „Uložiť zdrojové údaje s súborom“, začiarknite „Aktualizovať údaje pri otvorení súboru“ a kliknite na „OK“.

Len majte na pamäti, že zvolenie tejto cesty znamená, že musíte mať prístup k pôvodnému zdroju dát, aby ste mohli vykonať akékoľvek zmeny. Ak súbor zdieľate bez zdrojových dát, ostatní môžu vidieť správu, ale nebudú môcť sa preklikávať do detailov ani obnoviť výsledky. Taktiež možnosť obnovenia pri otvorení vyžaduje, aby zdrojové dáta boli v rovnakom súbore alebo prístupné cez zdieľanú sieť alebo cloudovú cestu.

Odstraňovanie digitálnej jazvy

Excelové zošity často nesú bremená z rokov kopírovania a vkladania, ako sú skryté hárky alebo stovky pomenovaných rozsahov s chybami. Ak ich chcete vyčistiť, kliknite na „Správca názvov“ na karte Vzorce alebo stlačte Ctrl+F3.

Potom vykonajte nasledovné kroky:

• Odstrániť chyby #REF!: Zoradiť podľa stĺpca „Odkazuje na“ a odstrániť každý záznam obsahujúci chybu #REF!. Ide o nefunkčné zvyšky vymazaných hárkov alebo buniek, ktoré nútia Excel pri každom ukladaní zbytočne prepočítavať nič.
• Odstrániť duplicitné mená s obmedzeným rozsahom: Ak ste skopírovali hárky niekoľkokrát, môžete vidieť desiatky identických mien (napríklad Print_Area), ktoré sú obmedzené na konkrétne hárky. Ak ich nepotrebujete, odstráňte ich, aby ste zjednodušili vnútorný index zošita.
• Vyčistite statické polia: Niekedy menované oblasti uchovávajú obrovské zoznamy konštantných hodnôt (napríklad ={1,2,3,...,100}) namiesto odkazov na bunky. Ak boli súčasťou starého vzorca, ktorý už nepoužívate, sú v podstate neviditeľným prebytkom dát, takže by ste ich mali odstrániť.
• Zabiť mŕtve odkazy: Hľadajte všetky mená, ktoré odkazujú na externé cesty k súborom (napríklad C:\Users\Documents\...). Tieto sú často vinníkmi varovania o zabezpečení „Aktualizovať odkazy“, ktoré sa objaví pri otvorení súboru.

Ak používate Excel pre Microsoft 365 alebo Excel pre web, kliknite na „Kontrola výkonu“ na karte Kontrola, aby sa otvorila karta Výkon zošita. Je to najúčinnejší spôsob, ako súbor vyčistiť, pretože prehľadáva tisíce nepotrebne formátovaných buniek, ktoré nemajú žiadnu vizuálnu hodnotu.

Ak sa zistia nejaké problémy s výkonom, kliknite na „Optimalizovať všetko“, aby Excel jedným kliknutím odstránil nadbytočné metaúdaje.

Odstraňovanie neviditeľných objektov a komprimovanie obrázkov

Jedna vysokokvalitná fotografia alebo stovky neviditeľných textových polí—často vytvorených pri vkladaní údajov z webu—môžu okamžite zväčšiť veľkosť súboru. Ak ich chcete nájsť, na karte Domov kliknite na „Nájsť a vybrať“ a potom na „Tabla výberu“.

Bočný panel, ktorý sa zobrazí, zoznamuje všetky objekty na hárku. Ak vidíte položky, ktoré ste úmyselne nevytvorili, vyberte ich a stlačte Odstrániť.

Ak chcete znížiť rozlíšenie obrázka, vyberte ľubovoľný obrázok a na karte Formát obrázka kliknite na „Kompresovať obrázky“.

Potom v dialógovom okne urobte nasledovné:

• Zrušte začiarknutie možnosti „Použiť iba na tento obrázok“, aby sa všetky obrázky skomprimovali naraz.
• Začiarknite možnosť „Odstrániť orezané časti obrázkov“, aby súbor neuchovával časti, ktoré ste odstrihli.
• Zaškrtnite možnost „Email (96 ppi)“ pre dosiahnutie minimálneho rozlíšenia obrázka. Ak by to malo na obrázky príliš negatívny vplyv, vyberte o niečo vyššie rozlíšenie.

Nakoniec kliknite na „OK“ pre potvrdenie nových nastavení obrázka a výrazné zmenšenie veľkosti vášho súboru Excel.

Teraz, keď ste si skontrolovali základné položky vo vašom zozname na zmenšenie veľkosti pracovného zošita, môžete urobiť ďalšie kroky na zrýchlenie svojich Excel tabuliek. Aj keď zmenšenie súboru zo 50 MB na 2 MB rieši problémy s úložiskom a stabilitou, môžete ďalej optimalizovať svoj každodenný pracovný tok tým, že sa vyhnete príliš veľkému formátovaniu, zjednodušíte svoje vzorce, odstránite prázdne riadky a stĺpce a obmedzíte počet volatilných funkcií, ktoré používate.