Ako kontrolujem dlhé zoznamy v Exceli, bez toho aby som sa pozeral na obrazovku

Väčšina ľudí nevie, že Excel má hlas, ale je to najlepšie skryté auditné nástroje v softvéri. Namiesto chybami zaťaženého prechádzania medzi papierovou faktúrou a monitorom, funkcia Hovoriť bunky rozpráva údaje, čo mi pomáha zachytiť chyby uchom, ktoré moje oči prehliadli.

Veda: Prečo vám oči klamú

Keď kontrolujete svoju vlastnú prácu v Exceli, bojujete s psychologickou chybou nazývanou ilúzia korektúry. Pretože už viete, čo by údaje mali hovoriť, váš mozog si vezme skratku - namiesto toho, aby ste videli 54, ktoré ste skutočne zadali, váš rozum vidí 45, ktoré ste zamýšľali zadať.

Podľa výskumu z roku 2022, prejdenie nad ticho čítanie výrazne zlepšuje odhaľovanie chýb. Takže tým, že necháte Excel, aby vyslovoval údaje, vytvárate zvukovú spätnú väzbu, ktorá pomáha vášmu mozgu obísť vizuálnu automatickú opravu a spracovať informácie ako nový podnet. To sťažuje ignorovanie chýb, ktoré vaše oči už rozhodli preskočiť.

Aktivácia tajných hovorových nástrojov Excelu

Hlasové nástroje Excelu nie sú predvolene na páse s nástrojmi - musíte ich manuálne pridať na panel rýchleho prístupu (QAT). Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek na páse s nástrojmi Excelu a ak uvidíte „Zobraziť panel rýchleho prístupu“, kliknite naň. Ak túto možnosť nevidíte, je už aktívna.

Ďalej kliknite na šípku nadol vpravo od panela rýchleho prístupu a kliknite na „Ďalšie príkazy.“

Teraz v ponuke Vybrať príkazy zvoľte „Príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi“ a posuňte sa nadol k nasledujúcim piatim príkazom, vyberte ich a kliknite na „Pridať“:

• Rozprávajúce bunky
• Prestaň hovoriť
• Podľa riadkov (hovoriť bunky po riadkoch)
• Hovoriť podľa stĺpcov (Hovoriť bunky podľa stĺpcov)
• Pri vstupe (čítať bunky pri vstupe)

Keď kliknete na „OK“, tieto ikony sa zobrazia v hornej časti vášho okna Excelu. Prejdite nad nimi myšou, aby ste videli, ktorá je ktorá.

Ladenie hlasu: Tajomstvo Ovládacieho panela

Predtým, než necháte Excel čítať vaše údaje, chvíľu si upravte hlas. Podstatné je, že to nemôžete urobiť priamo v ponukách Excelu, pretože nástroj využíva nastavenia reči vášho počítača. Ak používate Windows 10 alebo 11, napíšte do vyhľadávacieho poľa na paneli úloh Text na reč a vyhľadajte výsledok, ktorý spomína Ovládací panel, aby ste otvorili starú dialógovú obrazovku Vlastnosti reči.

Potom v okne Vlastnosti reči kliknite na šípku nadol vedľa „Výber hlasu“ a vyberte si preferovaný hlas, a potiahnite posuvník „Rýchlosť hlasu“, aby ste zmenili tempo. Pri kontrole zvyčajne rýchlosť mierne zvýšim — svižné tempo zabráni tomu, aby moja myseľ počas dlhých zoznamov blúdila. Kliknite na „Použiť“ pre uloženie zmien, ale dialógové okno ešte nezatvárajte.

Teraz sa vráťte do Excelu, zadajte niekoľko čísel do buniek A1 až A5, vyberte bunku A1 a kliknite na ikonu „Hlas buniek“ na vašom QAT, aby ste otestovali svoje nové vlastnosti.

Podľa potreby upravte nastavenia v dialógovom okne Vlastnosti reči, po každej zmene kliknite na „Použiť“ a zatvorte ho až po tom, ako nájdete ideálne nastavenie.

Scenár A: Okamžité potvrdenie

Najrýchlejším spôsobom, ako využiť nástroj Speak Cells, je používanie funkcie Speak na Enter pri zadávaní dát v reálnom čase. Toto je zmena hry, ak pracujete s hromadou papierových účtovných dokladov alebo fyzickou knihou záznamov a nechcete sa neustále pozerať na monitor.

Na začiatok kliknite na ikonu „Hovoriť pri potvrdení Enter“, ktorú ste pridali do panela rýchleho prístupu. Zaznie potvrdzujúca správa: „Teraz sa bunky budú čítať pri stlačení Enter.“

Teraz môžete mať oči stále zamerané na zdrojový dokument a klávesnicu, keď zadávate údaje do stĺpcov. Pri každom stlačení klávesu Enter vám Excel hodnotu prečíta späť, čím vytvorí okamžitú zvukovú ochranu. Ak vám prsty sklznú a napíšete 54, zatiaľ čo oči vidia na papieri 45, vaše uši okamžite zachytia nezrovnalosť.

Kliknite znova na „Hovoriť pri stlačení Enter“, keď skončíte, a Excel vám nahlas oznámi, že funkcia je vypnutá.

Scenár B: Audit bez použitia rúk

Predstavte si, že ste už dokončili zadávanie dlhého zoznamu do svojho Excelového hárku a potrebujete ho overiť na papierovom výtlačku. V tomto prípade je režim hromadnej kontroly vaším najlepším priateľom. Namiesto toho, aby ste hrali vizuálny ping-pong, sa môžete pohodlne oprieť a nechať Excel čítať, zatiaľ čo budete sledovať svoju zdrojovú stránku.

Najprv vyberte ľavú hornú bunku rozsahu údajov, ak je súvislá alebo sa nachádza v tabuľke, alebo vyberte rozsah manuálne.

Ďalej kliknite na „Prečítať podľa riadkov“ alebo „Prečítať podľa stĺpcov“, v závislosti od toho, ako chcete, aby vám boli údaje prečítané. V príklade nižšie chcem, aby Excel prečítal mesiac a zisk pre prvý riadok, potom mesiac a zisk pre druhý riadok a tak ďalej, takže vyberiem „Prečítať podľa riadkov“. Potom kliknite na „Prečítať bunky“, aby sa spustilo rozprávanie.

Kliknite na ikonu „Zastaviť“ alebo stlačte Esc pre zrušenie procesu.

Profesionálne tipy na používanie Speak Cells v Exceli

Keď zvládnete základy nástrojov Speak Cells, niekoľko jemných úprav pracovného postupu môže premeniť Speak Cells z jednoduchého triku na profesionálny auditingový systém:

• Auditujte nepravidelné údaje: Ak chcete auditovať iba konkrétne, nesusediace stĺpce (namiesto celého hárku), podržte Ctrl a vyberte ich jednotlivo. Musíte ich však vybrať v opakovanom poradí, pretože Excel začína čítať od aktívnej bunky (poslednej, ktorú ste vybrali).
• Pravidlo viditeľnosti: Excel hovorí len to, čo vidí. Ak používate filtre na skrytie konkrétnych riadkov, Excel ich úplne preskočí. To je ideálne pri audite iba riadkov s medzisumami, bez toho, aby ste museli počúvať každý jednotlivý riadok v zozname s 500 riadkami.
• Pravidlo slúchadiel: Toto nie je technický tip, ale sociálny. Hlas Excelu môže byť rušivý v otvorenom kancelárskom prostredí, preto používajte slúchadlá. Nielenže to udrží vašich kolegov šťastných, ale tiež vám to pomôže blokovať hluk na pozadí a sústrediť sa na zvukovú spätnú väzbu.

Teraz, keď ste zvládli hlas Excelu, udržujte si tempo zdokonaľovaním ostatných audítorských zručností. Napríklad môžete nájsť skryté chyby pomocou nástroja Go To Special alebo si uľahčiť sledovanie logiky zlepšením čitateľnosti vzorcov.