Nahradil som Trello, Toggl a TickTick touto jedinou bezplatnou open-source aplikáciou
Snažíte sa zvládať niekoľko produktívnych aplikácií len preto, aby ste mali prehľad o svojej práci? Hľadáte jednu aplikáciu, ktorá zvládne všetky vaše potreby v oblasti produktivity? No tak tu je bezplatná a open-source aplikácia, ktorá v mojom každodennom pracovnom postupe nahradila Trello, Toggl a TickTick - a vhodne sa volá Super Productivity.
Používanie Super Productivity ako systému na riadenie úloh (alternatíva k TickTick)
Super Productivity používa projektovo založený systém riadenia úloh. Môžete vytvoriť viacero projektov a potom priradiť úlohy ku každému z nich. Osobne mám projekt How-To Geek a projekt Osobný. Každá úloha, ktorú vytvorím pre How-To Geek, patrí do toho projektu, zatiaľ čo všetky moje naplánované experimenty s rôznymi aplikáciami alebo hardvérom idú do Osobného projektu.
Teraz je možné každú úlohu rozdeliť na podúlohy, čo pomáha zmeniť veľké a zastrašujúce úlohy na menšie, ľahšie zvládnuteľné časti. Podúlohy však nemôžu mať svoje vlastné podúlohy, a ja túto obmedzenosť vlastne oceňujem. Podľa mojich skúseností majú hlboko vnorene podúlohy tendenciu byť kontraproduktívne, pretože často strávite viac času organizovaním než samotným vykonávaním práce.
Každá úloha (a podúloha) má pole popisu a pole príloh. Pole popisu prijíma textový vstup a je užitočné na pridanie kontextu alebo poznámok o tom, prečo ste úlohu vytvorili alebo ako plánujete jej dokončenie. V sekcii príloh môžete pridávať odkazy na web, obrázky alebo takmer akýkoľvek typ súboru. Taktiež je k dispozícii podpora značiek pre lepšiu organizáciu.
Okrem toho môžete ku každému úlohe priradiť termíny dokončenia, aby ste si uľahčili prioritizáciu. Môžete tiež nastaviť Super Productivity tak, aby vám pripomínal úlohy pred ich termínom. Teraz dôrazne odporúčam nastaviť termíny dokončenia, pretože vám to umožní plne využiť zobrazenie Dnes v ľavom paneli. Zobrazuje všetky úlohy, ktoré sú splatné dnes, takže nemusíte prepínať medzi jednotlivými projektmi, aby ste videli, čo je splatné, a nemusíte sa obávať, že niečo premeškáte.
Okrem zobrazenia Dnes máte k dispozícii aj zobrazenie Naplánované a zobrazenie Plánovač. Zobrazenie Naplánované poskytuje prehľad podobný kalendáru, kde môžete úlohy presúvať do konkrétnych dní alebo časových blokov. Na druhej strane zobrazenie Plánovač používa rozloženie stĺpcov v štýle Kanban, ale upravuje iba termíny úloh, nie časové bloky.
Aplikácia tiež obsahuje robustný systém zachytávania úloh zameraný na klávesnicu, ktorý funguje globálne (celosystémovo). Stlačte klávesovú skratku (ja ju mám nastavenú na Win+Alt+C) a Super Productivity sa zobrazí s pripraveným poľom na zachytenie úlohy. Odtiaľ môžete rýchlo napísať úlohu, ktorú chcete vytvoriť. Podporuje špecifickú syntax: názov úlohy, nasledovaný +projekt, #tag a @dátum splatnosti.
Môžete si tiež priradiť samostatnú klávesovú skratku na zapisovanie poznámok. Poznámky sa líšia od úloh — sú ako poznámky memo. Úlohy vnímam ako veci, ktoré musíte urobiť, zatiaľ čo poznámky sú veci, ktoré si musíte zapamätať, a oceňujem, že aplikácia tieto dve veci vníma ako samostatné systémy.
Používanie Super Productivity na sledovanie času (alternatíva k Toggl)
Super Productivity ponúka hlbokú integráciu medzi správou úloh a sledovaním času. Každá úloha má zabudované sledovanie času, čo znamená, že vždy sledujete čas venovaný konkrétnej úlohe. Na začatie sledovania stačí umiestniť ukazovateľ na akúkoľvek úlohu a kliknúť na Spustiť sledovanie času. Po spustení timer beží na pozadí. Môžete ho zastaviť alebo opätovne spustiť buď z hlavičky aplikácie, alebo priamo z úlohy samotnej.
Každá úloha vám tiež umožňuje nastaviť odhadovanú dobu trvania, ako dlho si myslíte, že dokončenie bude trvať. Mať odhadovaný čas a skutočne zaznamenaný čas vedľa seba je neuveriteľne užitočné - jasne ukazuje rozdiel medzi tým, ako dlho si myslíte, že úlohy trvajú, a ako dlho trvajú skutočne. Postupom času vám tieto údaje pomáhajú plánovať pracovné zaťaženie realistickejšie.
Super Productivity vám tiež umožňuje manuálne pridať čas k úlohe. To je obzvlášť užitočné pri veciach ako vonkajšie behy alebo offline práce, keď nesedíte pri počítači a časovač beží. Dokonca je tu zabudované pripomenutie sledovania času. Ak ste nejaký čas nesledovali žiadny čas, ale stále máte naplánované úlohy na daný deň, aplikácia vám pripomenie a spýta sa, čo ste robili. Môžete to odmietnuť (teda aby sa nesledovalo) alebo priradiť k konkrétnej úlohe, na ktorej ste pracovali.
Dodatočné sledovacie funkcie
Okrem sledovania úloh a času aplikácia zahŕňa aj základné sledovanie návykov. Predvolene získate tri sledovače návykov: časovač pre stojaci stôl (na sledovanie, ako dlho stojíte pri práci), počítadlo kávy (počítadlo jedným kliknutím pre každú šálku) a počítadlo strečingu (odpočítavací časovač na pravidelné prestávky na natiahnutie, napríklad každých 30 minút). Môžete si tiež vytvoriť vlastné počítadlá, časovače alebo odpočítavania na sledovanie akéhokoľvek návyku, na ktorom momentálne pracujete.
Všetky tieto údaje sú zhromažďované do správ na konci dňa, ktoré ukazujú, ako ste podávali výkon. Okrem toho funkcie ako Rýchla história, Zaťaženie a Metriky poskytujú hlbšie a dlhodobé poznatky o vašich vzorcoch produktivity.
Používanie Super Productivity ako Kanban tabuľa
Super Productivity vám umožňuje prezerať si a spravovať svoje úlohy z dvoch rôznych pohľadov „Tabule“. K nim sa dostanete cez ľavý bočný panel. Predvolene máte dve možnosti: Kanban tabuľu a Eisenhowerovu maticu. Keď povolíte Kanban tabuľu, vytvorí sa nová značka s názvom „v procese“. Následne získate základný prehľad postupu úloh v štýle Kanban so štruktúrou troch stĺpcov: Na spracovanie, V procese a Hotové.
Každá úloha, ktorú ste vytvorili, sa zobrazuje v stĺpci „To-Do“, zoradená podľa času, kedy ste ich pridali — najnovšie úlohy sa zobrazujú na vrchu. Úlohu môžete presunúť do stĺpca „In Progress“ a bude označená ako „v procese“. Ak ju presuniete do stĺpca „Done“, bude označená ako dokončená. Funguje to aj naopak — ak ručne pridáte značku „v procese“ k úlohe v bežnom zobrazení projektu, automaticky sa zobrazí v stĺpci „In Progress“ na Kanban tabuli.
Úprimne, zriedka používam predvolenú Kanban tabuľu a namiesto toho som si vytvoril vlastnú. Používa štruktúru šiestich stĺpcov na sledovanie priebehu úlohy - článkov, ktoré píšem - začínajúc nápadmi, potom výskum, osnovu, písanie, úpravy a publikovanie. Odporúčal by som ti tiež vytvoriť si vlastnú Kanban tabuľu podľa tvojej konkrétnej pracovnej postupnosti pre detailnú kontrolu.
Existuje aj Eisenhowerova matica
Eisenhowerova matica je druhý typ tabule dostupný v zobrazení Tabule. Je to mriežka 2×2, ktorá organizuje úlohy podľa naliehavosti a dôležitosti, čo vám pomáha sústrediť sa na to, čo naozaj záleží. Pri nástroji ako Super Productivity—ktorý umožňuje neuveriteľne jednoduché zachytávanie úloh počas dňa—sa toto stáva jednou z jeho najsilnejších a najpotrebnejších funkcií.
Môžete rýchlo pridávať úlohy, keď vás napadnú, a potom na konci dňa otvoriť Eisenhowerovu maticu a znovu ich usporiadať. To výrazne uľahčuje oddeliť úlohy, na ktorých skutočne musíte konať, od tých, ktoré ste pridali impulzívne a ktoré môžete bezpečne odložiť alebo úplne vymazať.
Rovnako ako kanbanová tabuľa, aj Eisenhowerova matica používa značky na kategorizáciu úloh. Keď túto tabuľu povolíte, Super Productivity automaticky vytvorí dve značky: Naliehavé a Dôležité. Predvolene sa každá úloha bez značky Naliehavé považuje za nenaliehavú a každá úloha bez značky Dôležité sa považuje za nedôležitú. To vedie k štyrom jasným kategóriám:
- Naléhavé + Dôležité=Urob teraz
- Naliehavé + Nie dôležité=Delegovať
- Nie naliehavé + dôležité=naplánovať si čas
- Nie naliehavé + Nie dôležité=Vymazať
Jedna oblasť, v ktorej považujem Super Productivity za nedostatočné
Super Productivity kombinuje robustný manažment úloh, výkonné sledovanie času a prispôsobiteľné Kanban tabuľky do jednej silnej aplikácie. Je dostatočne schopná, aby sa mohla porovnávať s platenými alternatívami, a nahradila mi Trello, Toggl a TickTick. Treba však povedať, že má jednu významnú nevýhodu, ktorá môže byť pre niektorých ľudí rozhodujúca - nepodporuje spoluprácu.
Super Productivity beží lokálne, čo znamená, že všetky vaše dáta sú uložené vo vašom zariadení. Neexistuje žiadny systém účtov ani žiadne cloudové úložisko tretích strán, čo znemožňuje spoluprácu v reálnom čase alebo zdieľané projekty. Pre tímy je to veľké obmedzenie. Táto rovnaká koncepcia však môže byť veľkou výhodou, ak hľadáte produktivitu aplikáciu výlučne na osobné použitie—najmä ak uprednostňujete ochranu údajov a rýchly výkon orientovaný na offline použitie.
Stojí tiež za zmienku, že hoci nemôžete efektívne spolupracovať s ostatnými, môžete synchronizovať svoje úlohy medzi zariadeniami. Super Productivity vám umožňuje synchronizovať jeho databázu medzi počítačom a mobilom pomocou služieb ako Google Drive alebo prostredníctvom nástrojov peer-to-peer, ako je Syncthing.
A je to—takto používam Super Productivity ako správcu úloh, časovač a Kanban tabuľu na nahradenie platených nástrojov ako Trello, Toggl a TickTick. To však neznamená, že aplikácia neponúka ešte viac funkcií a možností, než som tu spomenul. Ak chcete podrobnejší pohľad, pozrite si moju kompletnú recenziu, aby ste videli všetko, čo môžete so Super Productivity robiť.