Prestala som strácať súbory na Google Drive po tom, čo som sa naučila tieto triky vyhľadávania

Keď sa Google Drive zaplní, nájdenie potrebného súboru môže byť frustrujúce. Základné vyhľadávanie buď nenájde to, čo hľadáte, alebo vráti príliš veľa výsledkov, čo sťažuje ich filtrovanie. Aj ja som s tým mal problémy, no po naučení niekoľkých trikov s vyhľadávaním teraz dokážem súbory nájsť za pár sekúnd.

Filtrovať výsledky vyhľadávania podľa typu súboru

Pri hľadaní súboru často zadávame všeobecný dotaz a Google Disk vracia výsledky na základe názvov súborov, bez ohľadu na to, či ide o dokumenty, tabuľky, prezentácie, videá alebo formuláre. Prechádzanie nesúvisiacich výsledkov môže byť časovo náročné. Presným určením typu súboru môžete výrazne znížiť neporiadok a rýchlejšie nájsť to, čo potrebujete.

Ak hľadáte dokument s názvom spoločnosti v jeho názve, výberom Dokumenty ako typu súboru sa odfiltrujú všetky ostatné typy súborov. Pre presné výsledky prejdite na domovskú stránku Google Drive, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Typ“ tesne pod vyhľadávacím poľom, vyberte požadovaný typ súboru a potom zadajte svoj vyhľadávací dopyt. Výsledky zobrazia iba súbory vybraného typu.

Filtrovať súbory podľa ich vlastníka alebo tvorcu

Filtrovanie podľa typu súboru pomáha pri práci s niekoľkými dokumentmi, ale stáva sa zložité, keď ich je niekoľko stoviek, najmä ak sú zapojení rôzni ľudia. Pre presnejšie vyhľadávanie môžete určiť osobu, ktorá súbor vlastní, vytvorila alebo zdieľala, alebo osobu, s ktorou bol zdieľaný.

Toto funguje iba vtedy, ak poznáte meno alebo e-mail osoby. Ak to chcete použiť, kliknite na vyhľadávací riadok, otvorte rozbaľovacie menu „Ľudia“, zadajte meno osoby, podržte na ňom kurzor a vyberte príslušné kritérium - či je to „Majiteľ“, „Tvorca“, osoba, ktorá súbor zdieľala, alebo niekto, s kým bol súbor zdieľaný. Táto metóda vám pomôže rýchlejšie presne nájsť požadovaný súbor.

Triediť súbory podľa toho, kedy boli naposledy upravené

Aj po filtrovaní podľa typu súboru a vlastníka dokumentu môže Google Drive stále zobrazovať súbory, s ktorými ste pracovali pred rokmi. Ak približne viete, kedy bol súbor naposledy upravený - či už pred týždňom, mesiacom, rokom alebo v rámci vlastného rozsahu - môžete to využiť na zúženie vyhľadávania a vylúčenie starších, nerelevantných dokumentov.

Ak chcete použiť tento filter, otvorte menu „Zmenené“ a vyberte požadované časové obdobie. Upozorňujeme však, že ak si presne nepamätáte dátum zmeny, súbor sa nezobrazí vo výsledkoch.

Hľadať súbory podľa obsahu

Zvyčajne sa pri vyhľadávaní v Google Drive spoliehame na názvy súborov a často prehliadame fakt, že môžete vyhľadávať aj podľa samotného obsahu súboru. Ak sa snažíte nájsť dokument s vágnym, nekonzistentným alebo úplne zabudnutým názvom, môžete ho stále lokalizovať spomenutím konkrétneho detailu v súbore - napríklad vety, jedinečnej frázy alebo akéhokoľvek charakteristického výrazu.

Zadajte túto frázu do vyhľadávacieho poľa a Google Drive prehľadá text a vyfiltruje výsledky za vás. To umožňuje nájsť súbory aj vtedy, keď ich názvy neposkytujú žiadne užitočné tipy.

Využite rozšírené vyhľadávanie na nájdenie toho, čo potrebujete

Použitím funkcie Pokročilé vyhľadávanie v službe Google Disk môžete nájsť aj hlboko ukryté dokumenty. Umožňuje vám kombinovať filtre, ktoré sme už prebrali, s ďalšími, ako je vyhľadávanie súborov v konkrétnej zložke, filtrovanie súborov, ktoré ste schválili alebo požiadali o schválenie, sledovanie dohľadov a ďalšie. Definovanie viacerých kritérií naraz pomáha ešte viac zúžiť výsledky vyhľadávania.

Ak chcete použiť rozšírené vyhľadávanie, kliknite na ikonu filtra na úplnom pravom konci vyhľadávacieho riadku. Tým sa otvorí panel zobrazujúci všetky dostupné filtre vyhľadávania. Vyplňte iba údaje, na ktoré si jasne spomínate, a zvyšok nechajte prázdny. Po dokončení kliknite na „Hľadať“, aby sa zobrazili súbory, ktoré spĺňajú vaše kritériá. Ak ste omylom pridali nejaké filtre alebo chcete začať odznova, jednoducho kliknite na „Obnoviť“, aby sa vymazali.

Použite vyhľadávacie operátory na nájdenie súborov

Ak sa nechcete prehrabávať cez vyhľadávacie filtre alebo dolaďovať možnosti v Rozšírenom vyhľadávaní, môžete na zúženie výsledkov používať niektoré vyhľadávacie operátory priamo v vyhľadávacom riadku. Napríklad umiestnenie frázy do úvodzoviek nájde súbory, ktoré obsahujú presne toto znenie. Zadaním type:pdfs sa výsledky obmedzia len na PDF súbory, zatiaľ čo použitie word1 -word2 zobrazí súbory, ktoré obsahujú jeden výraz, ale vylúčia druhý.

Súbory môžete filtrovať aj podľa podrobností o zdieľaní dokumentov. Použite to:HTG@gmail.com, aby ste našli súbory, ktoré ste zdieľali s konkrétnou osobou, to:me, aby ste našli súbory zdieľané s vami, alebo operátor from - napríklad from:me - na vyhľadanie súborov, ktoré ste zdieľali s ostatnými. Tieto operátory zadajte do vyhľadávacieho poľa, buď jednotlivo, alebo kombinovane, aby ste získali presnejšie výsledky.

Ak sa chcete dozvedieť viac o ďalších vyhľadávacích operátoroch a o tom, ako ich efektívne používať, pozrite si stránku Pomocník Google Disku.

Ak sa vyhľadávanie súborov v Google Drive zdá byť únavnou úlohou, vyskúšajte tipy vyššie - budete prekvapení, aké jednoduché sa stane nájsť to, čo potrebujete, aj v neporiadnom Drive. Tiež, ak sa vaša úložisko často mení na digitálnu zásuvku s haraburdím, zvážte farebné označovanie súborov, označovanie dôležitých hviezdičkou a používanie jednotného systému pomenovania, aby ste mali všetko organizované a ľahko dostupné.