Zdieľajte súbory a priečinky s externými používateľmi v OneDrive for Business

Ukladanie v cloude uľahčuje uchovávanie a zdieľanie veľkých súborov online s ostatnými. OneDrive je jednou z najpopulárnejších cloudových služieb na ukladanie dát, používanou ako pre osobné, tak aj pre profesionálne účely. OneDrive je obľúbenou voľbou pre firmy s predplatným Microsoft 365 na správu svojej organizácie a dát. Súbory môžete jednoducho zdieľať s ľuďmi mimo svojej organizácie. V tomto návode vám ukážeme, ako zdieľať súbory na OneDrive s externými používateľmi bez problémov a spravovať zdieľané súbory.

Ako zdieľať súbory a priečinky s externými používateľmi v službe OneDrive for Business

Ak používate OneDrive na osobné alebo pracovné účely, je ľahké zdieľať súbory s externými používateľmi mimo vašej organizácie alebo s používateľmi iných cloudových alebo emailových služieb. Súbory na OneDrive môžete zdieľať s externými používateľmi a spravovať ich nasledovne.

Konfigurovať v centre správy SharePoint
Zdieľať súbory a nastaviť možnosti

Poďme sa pozrieť na podrobnosti procesu.

1. Nakonfigurujte v centre správy SharePoint

Aby ste mohli zdieľať súbory s externými používateľmi na OneDrive zo svojho organizačného účtu, ktorý používa plány Microsoft 365 Business, musíte nakonfigurovať možnosti zdieľania, ktoré vám umožnia zdieľať s externými používateľmi.

Pristúpte do centra správy SharePoint vášho účtu Microsoft 365 Business. Rozbaľte Zásady a kliknite na Zdieľanie. Pomáha vám to nakonfigurovať zásady zdieľania.

Potom na stránke Zdieľanie nájdite možnosti Externého zdieľania. Posuňte posúvač pod OneDrive pre zmenu nastavení zdieľania. Ak chcete zdieľať súbory s kýmkoľvek a umožniť im prístup pomocou odkazov, môžete ho nechať nastavený na Kýmkoľvek.

Alebo môžete zmeniť možnosti posunutím posúvača. Teraz, pod Súbory a odkazy na priečinky môžete nastaviť predvolený režim, keď niečo zdieľate cez OneDrive s externými používateľmi. Ak chcete súbory zdieľať len na prezeranie, zaškrtnite tlačidlo vedľa Zobraziť pod Vybrať oprávnenie, ktoré je predvolene vybrané pre zdieľané odkazy. Podobne, ak chcete povoliť úpravy, vyberte Upraviť.

Tieto možnosti môžete tiež nakonfigurovať jednotlivo pre každý súbor alebo priečinok pri zdieľaní na OneDrive. Po úspešnej konfigurácii možností zdieľania kliknite na Uložiť, aby sa zmeny uplatnili pre celú vašu organizáciu.

Vy a členovia vašej organizácie teraz budete môcť zdieľať odkazy s kýmkoľvek mimo vašej organizácie.

Súvisiace: Ako zdieľať súbory a priečinky v OneDrive s ostatnými pomocou odkazu.

2. Zdieľajte súbory a nakonfigurujte možnosti

Otvorte OneDrive vašej organizácie a prehliadajte súbor alebo priečinok, ktorý chcete zdieľať s externými používateľmi vašej organizácie. Prejdite myšou nad súbor alebo priečinok a kliknite na tlačidlo Zdieľať, ktoré sa zobrazí.

V zobrazenom vyskakovacom okne možnosti zdieľania zadajte kontaktné údaje externých používateľov, kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa ikony pera a vyberte, či môžu súbor upravovať, prezerať, alebo im zakázať jeho stiahnutie pomocou možností Môže upravovať, môže prezerať, a Nemôže stiahnuť.

Ak chcete nakonfigurovať možnosti odkazu, kliknite na ikonu ozubeného kola vedľa Kopírovať odkaz.

V nastaveniach odkazu vyberte, pre koho odkaz funguje. Môžete tiež nastaviť dátum vypršania platnosti a heslo na ochranu súboru pred neoprávneným prístupom. Po nakonfigurovaní všetkého kliknite na Použiť pre uloženie zmien.

Teraz sa zatvoria nastavenia odkazu a zobrazia sa možnosti zdieľania. Kliknite na Odoslať, aby ste súbor zdieľali.

Ak ste si nevyplnili dátum expirácie alebo súvisiace možnosti a chcete prestať zdieľať súbory s externými používateľmi, najazdite kurzorom na súbor a kliknite na ikonu troch bodiek. Z možností vyberte Spravovať prístup.

V možnostiach Spravovať prístup kliknite na tlačidlo Zastaviť zdieľanie, aby súbor nebol prístupný externým používateľom vašej organizácie.

Týmto spôsobom môžete zdieľať súbory s externými používateľmi na OneDrive a obmedziť im prístup k nim.

Môžem zdieľať súbor OneDrive s niekým, kto nemá OneDrive?

Súbor môžete zdieľať s niekým, kto nemá OneDrive, účet Outlook alebo akýkoľvek účet súvisiaci s Microsoftom. Na zdieľanie súborov potrebujete iba e-mailovú adresu. Môžete zadať e-mailovú adresu druhej osoby v možnostiach zdieľania a nastaviť prístup. Ak druhá osoba nemá ani e-mailovú adresu, môžete jednoducho skopírovať odkaz a zdieľať ho s ňou v chatovej aplikácii. Súbor je potrebné nakonfigurovať tak, aby k nemu mal prístup každý, kto má odkaz.

Ako povolím zdieľanie s externými používateľmi na OneDrive?

Ak chcete povoliť externé zdieľanie na OneDrive, musíte povoliť centrum správy SharePoint vo vašom účte Microsoft 365 Business. Potom, v časti Zásady, nájdete možnosti zdieľania. Konfigurujte možnosti zdieľania podľa vašich požiadaviek. Potom prejdite do OneDrive a zdieľajte súbory tak, že presuniete kurzor nad súbor alebo priečinok a kliknete na tlačidlo Zdieľať.