5 tipov v Microsoft Word, o ktorých pravdepodobne neviete

Aj ako pokročilý používateľ Microsoft Wordu stále narazím na rôzne spôsoby, ako zrýchliť svoju prácu a využiť nástroje programu na maximum. Tu je niekoľko šikovných trikov, ktoré by ste mali poznať.

Zoradiť zoznamy do poradia

Môžete si myslieť, že len Excel dokáže zoradiť vaše údaje do abecedného, číselného alebo chronologického poradia. Avšak Microsoft Word ponúka rovnako efektívny nástroj na triedenie slov, čísel a dátumov.

Triedenie zoznamu

Ak chcete zoradiť jednoduchý zoznam slov, čísel alebo dátumov, ktoré sú uvedené v samostatných odstavcoch alebo odrážkach a nie v tabuľke, vyberte údaje a kliknite na ikonu „Zoradiť“ v skupine Odstavec na karte Domov.

V prvom rozbaľovacom poli vyberte „Odseky“ a v druhom určte programu Word, či triedite text, čísla alebo dátumy. Nakoniec sa rozhodnite, či chcete údaje zoradiť vzostupne alebo zostupne, a potom kliknite na „OK“.

Tu je výsledný zoznam mien v mojom príklade, zoradený podľa abecedy.

Zoradenie tabuľky

Ak chcete zoradiť tabuľku podľa údajov v jednom z jej stĺpcov, umiestnite kurzor do ľubovoľnej bunky tabuľky a kliknite na rovnakú ikonu „Zoradiť“ na karte Domov.

Potom použite sekciu „Môj zoznam obsahuje“ na spodku dialógového okna, aby ste Wordu oznámili, či vaše stĺpce majú hlavičky. Potom môžete vybrať stĺpec, podľa ktorého chcete triediť svoju tabuľku - je to názov stĺpca, ak sú hlavičky, alebo číslo stĺpca, ak hlavičky nie sú. V mojom prípade chcem triediť svoju tabuľku podľa stĺpca „Frekvencia“.

Každý riadok je pevný, čo znamená, že ak zoradíte svoju tabuľku podľa prvého stĺpca, ostatné stĺpce sa tiež preusporiadajú tak, aby údaje zostali súvislé naprieč vašimi riadkami.

Teraz vyplňte zostávajúce polia a pridajte ďalšie pravidlá triedenia, ak je to potrebné. Nakoniec kliknite na „OK“ a ocente svoju novo zoradenú tabuľku.

Iné druhy

Môžete tiež vytvoriť dynamickejšie triedenia. V tomto príklade chcem preusporiadať nadpisy (formátované pomocou štýlov nadpisov vo Worde) podľa abecedy, ale text pod nimi ponechať tak, ako je. Aby som to urobil, vyberiem celý text a kliknem na ikonu „Zoradiť“ na karte Domov.

Teraz kliknem na „Možnosti“, zaškrtnem „Iné“ a kliknem na „OK“.

Keď prídem k definovaniu kritérií pre tento druh triedenia, prvé rozbaľovacie menu teraz obsahuje „Nadpisy“. Tu si môžem tiež zvoliť iné spôsoby triedenia mojich údajov, napríklad podľa n-tého slova v každom odseku.

Po výbere „Nadpisy“ a overení, že ostatné polia obsahujú správne údaje, môžem kliknúť na „OK“ a vidieť svoje nadpisy správne zoradené, pričom odrážky zostanú nezmenené.

Odošlite svoj dokument Word na Kindle

Existuje mnoho dôvodov, prečo by ste mohli chcieť poslať dokument Word do Kindle:

• Môžete si zvoliť pohodlnejšiu polohu na čítanie, čo je praktické pri čítaní dlhého dokumentu.
• Môžete upraviť veľkosti písma a rozloženie stránok, aby bol dokument ľahšie čitateľný.
• Kindle je prenosnejší a zvyčajne má dlhšiu výdrž batérie ako notebook.
• Keďže používajú technológiu E-Ink, Kindle sa všeobecne považujú za lepšie pre vaše oči.

Ak chcete odoslať dokument do Kindle, otvorte ponuku „Súbor“. Kliknite na Exportovať > Odoslať dokumenty do Kindle > Odoslať do Kindle.

Prihláste sa do svojho účtu Amazon v zobrazenej dialógovej krabici.

Potom vyberte, ako chcete, aby sa dokument zobrazoval na vašom Kindle. Vyberte „Ako kniha na Kindle“, ak dokument obsahuje jednoduché formátovanie. Táto možnosť znamená, že môžete upravovať veľkosti písma a rozloženie stránok a podľa potreby pridávať ručne písané poznámky.

Na druhej strane zvoľte „Ako tlačený dokument“, ak chcete zachovať zložité formátovanie dokumentu. Môžete tiež priamo písať na stránku pri prezeraní dokumentu pomocou tejto možnosti.

Keď kliknete na „Odoslať“, dokument sa do vašej knižnice Kindle dostane do niekoľkých minút.

Odstráňte nadbytočné medzery medzi slovami

Na začiatku dvadsiateho storočia sa považovalo za bežné pridávať dvojité medzery po bodke. Hoci sa toto postupne vytráca, môžete naraziť na dokument vo Worde s týmto zastaraným formátovaním. V takom prípade môže ručné odstraňovanie nadbytočných medzier trvať večnosť.

Môžete použiť nástroj Wordu Nájsť a nahradiť na zníženie všetkých prípadov viacerých medzier na jednu medzeru, či už ide o dvojité medzery alebo dlhšie reťazce medzier. V tomto príklade sú medzi niektorými slovami dve medzery a medzi inými tromi medzery.

Najprv stlačte Ctrl+H pre otvorenie dialógového okna Nájsť a nahradiť. Do poľa „Nájsť“ zadajte ( ){2,}. Uistite sa, že medzi okrúhlymi zátvorkami je medzera, a druhá dvojica zátvoriek sú krivky zátvorky, ktoré sa zvyčajne zadávajú stlačením Shift+[ alebo Shift+]. Do poľa „Nahradiť“ zadajte \1.

Ďalej kliknite na „Viac“ (po kliknutí sa zmení na „Menej“) a zaškrtnite „Použiť zástupné znaky.“

Nakoniec kliknite na Nahradiť všetko > OK a uvidíte, že všetky viacnásobné medzery boli zmenšené na jednoduché medzery.

Pridať kvalitnú grafiku

Preč sú časy, kedy bolo potrebné hľadať kvalitnú grafiku na internete a starať sa o povolenia, autorské práva a licencie. Microsoft Word ponúka zdanlivo nekonečnú zbierku obrázkov, ikon, vystihnutých postáv, nálepiek, ilustrácií a kreslených postavičiek bez poplatkov za autorské práva.

Umiestnite kurzor tam, kde chcete vložiť grafiku, a kliknite na Vložiť > Obrázky > Snímky zo zásob.

Potom použite záložky v hornej časti dialógového okna Vložiť obrázky na prepínanie medzi rôznymi typmi grafiky a zadajte kľúčové slová do vyhľadávacieho poľa, aby ste našli vhodný obrázok.

Keď nájdete grafiku, ktorá vyhovuje vašim potrebám, kliknite na ňu raz, aby ste ju vybrali (všimnite si začiarknuté vypínačové tlačidlo v rohu grafiky), a kliknite na „Vložiť.“ Môžete vybrať a pridať viac ako jednu grafiku naraz.

Teraz môžete upraviť formát obrázkov podľa potreby cez kartu Formát obrázka na páse s nástrojmi.

Duplikujte svoje okno Microsoft Word

Ak pracujete na veľkom dokumente, môže byť užitočné zobraziť naraz rôzne stránky. Podobne môže byť užitočné používať súčasne dva pohľady, napríklad Rozloženie pri tlači a Názorný náhľad. Tu prichádza vhod nástroj Nové okno vo Worde, ktorý sa dá aktivovať cez kartu Zobraziť na páse s nástrojmi.

Keď kliknete na túto ikonu, otvorí sa presná kópia vášho dokumentu v novom okne. Všetky zmeny, ktoré urobíte v jednej kópii, sa automaticky prejavia aj v druhej, a keď budete pripravení vrátiť sa na zobrazenie v jednom okne, môžete zatvoriť buď pôvodný dokument, alebo jeho kópiu.

Okrem používania týchto trikov na zvýšenie vašej efektivity sa uistite, že sa vyhnete niektorým chybám, ktoré mnohí ľudia robia pri používaní Microsoft Word.