Prestal som ručne preformátovávať dokumenty vo Worde po tom, čo som našiel túto kartu

S bohatou sadou formátovacích funkcií prichádza veľká zodpovednosť. Musíte dosiahnuť správny vzhľad, ak očakávate, že vás budú brať vážne. Kedykoľvek som dostal dokument vo Worde, stratil som 20 minút opravovaním nezhodujúcich sa fontov, nekonzistentných nadpisov a samovoľného odsadenia. Bola to najnudnejšia časť práce editora. Trvalo mi chvíľu, kým som si uvedomil, že Word je navrhnutý tak, aby odmeňoval štruktúru myšlienky namiesto hrátok s formátovaním. Má na to nástroje.

Preto si skúsení používatelia Microsoft Wordu nedajú ujsť kartu Dizajn. Karta Dizajn vás posunie za základné návyky formátovania a pomôže vám aplikovať zmeny vo veľkom, najmä keď formátujete rozsiahle správy vo Worde.

Karta Návrh robí to, čo má robiť

Okamžite transformuje váš dokument

Karta Návrh ticho sedí medzi kartami Domov a Rozloženie na páse s nástrojmi vo Worde. Karta Domov má vlastný panel nástrojov na formátovanie a dialógové okno Štýl. Ale pre tých, ktorí chcú vytvárať krásne formátované dokumenty, je to karta Návrh, kde sa vykonáva skutočná práca.

Karta Návrh ovláda celú vizuálnu identitu vášho dokumentu pomocou tém, súborov štýlov, farebných paliet a párovania písiem. Zmeňte ktorúkoľvek z týchto možností a premena sa prejaví v celom dokumente. Pre mňa si témy vyžadovali isté zvykanie. Keď som si na ne zvykol, uvedomil som si, že dokážem dosiahnuť upravený a konzistentný vzhľad za pár sekúnd, čo by som rukou nikdy nedokázal.

Pozrime sa, čo každý nástroj robí: Témy aplikujú harmonickú sadu písiem, farieb a efektov v celom dokumente. Štýly definujú vzhľad vašich nadpisov a hlavného textu; Farby vymenia všetky akcentové farby naraz; a Písma kombinujú písmo pre nadpis s písmom pre text ako zladenú sadu. Ako si možno všimnete, každý nástroj je viac atomický než ten druhý.

Ale tu je dôležité pravidlo, na ktoré si treba pamätať: Sady štýlov na karte Návrh fungujú tým, že upravujú vstavané štýly. Ak je váš text manuálne naformátovaný (tučné písmo, veľkosti písma a farby použité priamo bez štýlov), sady štýlov na karte Návrh budú mať naň malý alebo žiadny viditeľný účinok. Takže je to doplnok k systému štýlov vo Worde. Ak dostanete neformátovaný dokument, venujte nejaký čas použitiu základných štýlov z Domov -> Štýly.

Témy nahradzujú ručné formátovanie

Jedným kliknutím aktualizujete celý vzhľad

Keď vyberiete tému, Word ju okamžite použije na nadpisy, text tela a ďalšie prvky. Namiesto upravovania každého vizuálneho detailu nechajte tému, aby zvládla hlavnú prácu. Používa predpripravenú kombináciu písiem, farieb a vizuálnych efektov, takže sa nadpisy, text tela, tabuľky a tvary všetky aktualizujú naraz.

Väčšina vstavaných tém mi na prvý pohľad pripadala trochu korporátna a bezpečná. Keďže každý používa Microsoft Word, témy môžu pôsobiť genericky.

Ale témy nemusia byť konečnou zastávkou. Môžu byť ako prvá vrstva farby na vašom dokumente. Keď jednu použijete, môžete upraviť možnosti Farby alebo Písma hneď vedľa nej na tom istom paneli, aby ste ju prispôsobili. Vďaka vlastným ovládacím prvkom získate v Worde úsporu času, namiesto ručného dizajnu. Po úprave môžete svoju vlastnú tému uložiť použitím možnosti Uložiť aktuálnu tému.

Sady štýlov upravujú neusporiadané dokumenty

Použite na pridanie štruktúry svojmu textu

Sady štýlov sú najpodceňovanejším nástrojom na karte Návrh. Aplikujú predpripravené pravidlá formátovania na každý štýl odseku vo vašom dokumente. Napríklad Nadpis 1, Nadpis 2, text tela a popisy jedným kliknutím. Považujem to za veľkú úsporu pri spolupráci na dokumentoch, keď ich formátuje viac ľudí. Jedna výmena sady štýlov prináša späť jednotný vzhľad.

Ale sady štýlov fungujú iba vtedy, ak váš dokument skutočne používa štýly správne. Ak ručne zvýrazníte riadok tučným písmom a zväčšíte písmo na 18 bodov, aby ste napodobnili nadpis, Word netuší, že ide o nadpis. Karta Návrh sa k nemu jednoducho nedostane. A opäť, toto je bežné pri spolupráci.

Skôr som štýly úplne ignoroval a jednoducho som zvýrazňoval text tučným písmom alebo menil jeho veľkosť, aby som vytvoril nadpisy. V danom okamihu to pôsobilo rýchlejšie, najmä pri práci na krátkych dokumentoch. Ale táto metóda zlyháva pri dlhších dokumentoch. Bez štýlov sa dizajnové funkcie nedajú pekne aplikovať a nakoniec sa stále opakovane zasekávate pri oprave chýb.

Automaticky zosúladiť písma a farby

Žiadne viac nezhodujúce sa formátovanie

Možnosť Písma na karte Návrh znovu priraďuje nadpisové a textové písmo pre celý dokument ako zladenú dvojicu. Možnosť Farby aplikuje rovnaké nastavenia na každú farebnú kombináciu v dokumente. To zrýchľuje vašu prácu, pretože pracujete na úrovni celého dokumentu, namiesto toho, aby ste sa zaoberali jednotlivými slovami a vetami.

Pre každodenné písanie som predpokladal, že je to zbytočné. Jednoducho by som si vybral písmo, ktoré sa mi páči, a pokračoval ďalej. Ale výber správnych písiem a kombinácií písiem pre tému správy je mimoriadne dôležitý.

Párované písma tiež odstraňujú problém „viacerých písiem v jednom dokumente“, ktorý vzniká pri vkladaní obsahu z rôznych zdrojov. Nastavenie ich raz na úrovni dokumentu je jednoducho čistejšie a rýchlejšie ako upravovať každý odsek neskôr.

Karta Návrh nebude ukladať dokument každý raz

Najlepšie funguje s vstavanými štýlmi

Karta Dizajn má problém s dokumentmi plnými priameho formátovania. Napríklad, ak máte neformátovaný dokument alebo ak pôvodný autor manuálne zmenil písma, veľkosti a farby bez použitia štýlov. Karta Dizajn môže ovládať iba to, čo bolo správne naformátované štýlom.

Importované dokumenty sú obzvlášť otravné. Obsah vložený z webových stránok, PDF alebo iných aplikácií zvyčajne odstraňuje informácie o Štýle a nahrádza ich priamym formátovaním. Zmeny na karte Dizajn vyzerajú nekonzistentne, pretože polovica dokumentu vôbec nepoužíva Štýly.

Ale riešenie je tam so Štýlmi. Vyberte problematické odseky, stlačte Ctrl + Medzera na vymazanie priameho formátovania a potom znovu použite správny Štýl predtým, než prejdete na kartu Návrh. Chvíľu to trvá navyše na začiatku, ale všetko, čo nasleduje, je potom úplne bez námahy.

Skúste zmenu témy vo vašom ďalšom dokumente

Vyberte najchaotickejší súbor Word na vašom počítači, uistite sa, že vaše nadpisy používajú Nadpis 1 a Nadpis 2, potom otvorte kartu Návrh a kliknite cez päť motívov. Toto vám pomôže pochopiť užitočnosť karty Návrh a uvidieť, koľko času môžete ušetriť tým, že necháte Word, aby sa postaral o formátovanie za vás.