Vymenil som svoj správcu úloh za aplikáciu na poznámky a nehodlám sa vracať späť

Použil som niekoľko správcu úloh a zakaždým mám pocit, že som nenašiel ten správny. Skákal som medzi Todoist, TickTick, Microsoft To Do a niekoľkými ďalšími. Pri každom z nich neustále upravujem prvky — zoznamy, priority a pravidlá opakovania — až kým optimalizovanie nezačne nahrádzať samotnú prácu. Zvyčajne práve vtedy si uvedomím, že mám nesprávny nástroj.

Nemal som tušenie, že najpohodlnejší správca úloh môže byť aplikácia na poznámky, kým som nevyskúšal Joplin, ten istý nástroj, ktorý nahradil moju starú aplikáciu na poznámky. Joplin mi pomohol zladiť moju prácu a myšlienkové procesy do jednej platformy, vrátane mojich poznámok, zoznamov úloh, výskumu, návrhov a zachytených nápadov.

Úlohy nepatria na ostrov

Udržiavanie úloh priamo v práci, ktorá ich vytvára

Najväčšou chybou tradičných správcov úloh, ktorú som zistil, je, ako izolujú úlohy od ich kontextu. Ak mám úlohu ako „dokončiť osnovu článku,“ môže sa zdať popisná, ale okamžite sa stáva neefektívnou a bezvýznamnou, ak nie je spojená s polovične vytvorenými myšlienkami, poznámkami a odkazmi, ktoré vysvetľujú, čo vlastne „dokončiť“ znamená. Nakoniec oddelenie kontextu a úloh núti veľa preskakovania medzi aplikáciami.

V projektových zošitov Joplina existujú moje úlohy ako poznámky, čo znižuje fragmentáciu. Úlohy sú prítomné spolu s výskumnou poznámkou, vystrihnutým odkazom, konceptom osnovy alebo akýmikoľvek ďalšími prvkami, ktoré ich vyvolali. To znamená, že keď otvorím úlohu, mám prácu priamo pred sebou, a nie len zástupný symbol.

Prechod na Joplin odstránil prekážky pri práci naprieč aplikáciami. Nemusel som kopírovať odkazy do popisov úloh ani natláčať nejasné názvy úloh len preto, aby zapadli do zoznamu. Tento prechod zmenil úlohy z obyčajných pripomienok na vstupný bod mojej skutočnej práce.

Plánovanie prestalo pôsobiť ako samostatná činnosť

Úlohy sa prirodzene objavili, zatiaľ čo som už premýšľal

Tradiční správcovia úloh predpokladajú, že plánovanie by malo prebiehať na konci pracovného dňa alebo tesne pred jeho začiatkom. Aj keď vás povzbudzujú, aby ste rýchlo zaznamenali úlohy, odrádzajú vás od okamžitej organizácie úloh, ich prioritizácie a kontroly. To väčšinou odkladá skutočné rozhodovanie a oneskoruje finálny produkt.

Na druhej strane, Joplin necháva kroky, ktoré musím podniknúť, prirodzene sa odhaliť, keď píšem poznámky, skúmam tému alebo načrtávam nápad. Potom stačí len niekoľko sekúnd na to, aby som túto položku premenil na svoj zoznam úloh, a zostane presne tam, kde patrí.

Joplinov prístup úplne odstránil moje sedenia pri spracovávaní doručenej pošty. Jednoducho som už nemal hromádku „Spracujem to neskôr“. Plánovanie a premýšľanie koexistujú, pretože úlohy väčšinou žijú v rámci myšlienkového procesu, ktorý ich vytvoril.

Pozerať sa späť sa stalo užitočnejšie než pozerať sa dopredu

Prečo sledovanie dokončenej práce nahradilo denné prehliadky úloh

Keď som používal tradičné manažéry úloh, trávil som dosť veľa času tým, že som sa znepokojoval nad tým, čo nebolo dokončené. Každý deň je prázdna doska, ktorú treba naplniť úlohami, ktoré ešte neboli splnené. Je to zároveň efektívne aj demotivujúce. To je ešte horšie pri tvorivej práci, pretože pokrok nie je vždy lineárny.

Avšak prehliadanie mojich poznámok v Joplin mi ukazuje na čom som pracoval, a nielen úlohy, ktoré som odškrtnul. Keď to spojím s doplnkom Kalendár, vidím poznámky a úlohy vytvorené pre každý deň, a vytvára to silnú vizuálnu reprezentáciu dosiahnutého—môj osobný produktívny denník.

Toto vytvorilo nový spôsob myslenia. Namiesto toho, aby som sa zamýšľal nad tým, čo treba urobiť, som začal sledovať, kde som skutočne urobil pokrok. Každý dátum, na ktorý som klikol v kalendári, odhalil skutočnú prácu, ktorú som toho dňa urobil. To sa líšilo od niekoľkých správcov úloh, kde kliknutie na dátumy mohlo ukázať prázdne kalendárové polia alebo nejasné udalosti. Poskytovalo to viac kontextu než jednoduchý počítadlo sérií alebo obrazovka dokončených úloh.

Siahla som po štruktúre len vtedy, keď som ju naozaj potrebovala

Prečo Kanban tabuľa funguje lepšie, keď je dobrovoľná

Vyhýbam sa ťažkým nástrojom na riadenie projektov kvôli problému so záväzkom. Používanie aplikácie orientovanej na Kanban, ako napríklad Appflowy alebo Notion, vás núti premeniť všetky úlohy na karty, stĺpce a pracovné postupy. Väčšinou pracujem na jednotlivých projektoch a tento prístup je prehnaný.

Joplin robí štruktúru voliteľnou a doplnkovou. Keď moje projekty presiahnu jednoduché zoznamy, môžem konkrétny zápisník premeniť na Kanban board pomocou pluginu YesYouKan. To pridáva funkcie pre náročnejšie projekty bez potreby migrovať alebo duplikovať úlohu. Kým poznámky zostávajú základom, boardy sa stali novým spôsobom ich prezerania.

Tento prístup, kde sa úlohy udržiavajú jednoduché alebo sa ich prípadne dá viac štruktúrovať, je pre mňa ideálny, pretože pre všetko nepotrebujem vizuálne plánovanie. Pohľad Kanban sa objaví dočasne, keď sa zvyšuje zložitosť, ale väčšinou ustúpi do pozadia.

Nápady prestali v mojom prehliadači umierať

Premieňanie výskumu na činy v okamihu, keď je zachytený

Niekoľko mojich úloh zvyčajne začína výskumom. Často prechádzam články, vlákna na Reddite a technické referencie. U väčšiny správcov úloh by sa nápady z výskumu premenili na záložky alebo nejasné pripomienky.

Avšak s rozšírením Joplin Web Clipper sa to úplne mení. Používam funkciu Vybrať výber na zachytenie presne toho, čo potrebujem z akéhokoľvek webového zdroja. To sa potom stáva textom, obrázkami alebo útržkami kódu uloženými ako čistá Markdown poznámka. Následne je ľahké túto poznámku premeniť na úlohu. Táto jednoduchá funkcia odstránila niekoľko mojich zabudnutých záložiek a opustených záložiek.

Úlohy prestali ovládať môj deň

Keď som prešiel na Joplin, nemal som pocit, že by som vymieňal jeden nástroj za druhý; iba som odstraňoval prekážku medzi myslením a konaním. Úlohy neboli oddelenou prácou od vlastnej práce.

Stále existuje niekoľko správcov úloh, ktorých odporúčam, ako napríklad Taskwarrior, CLI správcu úloh. Avšak žiaden neprináša úroveň produktivity, ktorú ponúka Joplin, najmä keď ich potrebujete na osobné použitie.